IT-anskaffelser

Virksomhetsutvikling og digitalisering krever endringer og omstillinger som omfatter både organisasjonen, arbeidsprosesser og teknologi. Ofte innebærer dette også anskaffelser av nye typer IT -utstyr og programvare hvor det er kritisk at anskaffelsene dekker de faktiske behovene. I de fleste tilfellene innebærer slike anskaffelsen også behov for en rekke tjenester for at utstyret og programvaren skal fungere tilfredsstillende, både ved oppstart og gjennom hele levetiden.

Anskaffelsene skal også gjennomføres slik at virksomheten får mest mulig verdi for pengene, og slik at den er innenfor de rammer og regler som virksomheten stiller, og som eventuelt følger av offentlig innkjøpsregelverk.

Vår erfaring og metodiske tilnærming til IT-anskaffelser vil sikre at virksomheten får gode leveranser som dekker behovene til en lavest mulig kostnad, innenfor gjeldende retningslinjer og regelverk. Vårt metodeverk dekker kravspesifisering, dokumentmaler, evalueringsmodeller og støtte for tilbudsevaluering. Metodeverket støtter både offentlige anskaffelsesregler og god praksis i private virksomheter. Vi har lang erfaring med forskjellige kontraktstandarder som for eksempel PS2000 og Statens kontraktstandard (SSA).

 

Erfaring trenger ikke være dyrekjøpt

Noen av de største utfordringene vi erfarer ved IT-anskaffelser er:

  • Kunden stiller uklare krav og lar være å definere klare ansvars- og rollefordeling for leveransene.
  • Leverandørene misforstår kravene, mangler forståelse for kompleksiteten, svarer upresist eller overselger bevisst for å få leveransen.
  • Kunden undervurdere sitt eget arbeid og sine egne forpliktelser.
  • Kunden opplever regelverket for offentlige anskaffelser som tungt og uoversiktlig og går glipp av gode løsninger i frykt for å bryte reglene, eller mottar klager og må starte på nytt på grunn av feil anvendelse av reglene.

Konsekvensene vil ofte bli at leveransene blir forsinket eller uteblir helt, kvaliteten blir dårlig og det kommer tilleggsregninger. I tillegg brukes det ofte mye tid og kostnader på å krangle om hvem som har skyld i problemene som oppstår. Vår jobb er å fjerne, eller i det minste redusere, disse utfordringene, og dermed sikre at din erfaring med IT-anskaffelser ikke blir dyrekjøpt.

Gjennomføring av anskaffelser vil ofte være sentralt for å oppnå en styrt og forutsigbar virksomhetsutvikling og digitalisering. Samtidig gjennomfører de fleste virksomheter sjeldent større anskaffelser, og har derfor liten mulighet for å opparbeide tilstrekkelig erfaring.

 

Det vi tilbyr

Vi kan bistå din virksomhet med å profesjonalisere IT-anskaffelsene og utnytte de mulighetene til gode anskaffelser som kreves i private virksomheter, og som finnes i det offentlige anskaffelsesregelverket.

Vi kan også bistå med å kartlegge behovet og utarbeide gode kravspesifikasjoner, samt bidra med evalueringskriterier som skaper en god balanse mellom pris og andre krav. Gjennomtenkte evalueringskriterier gir en økt trygghet for at den riktige leverandøren blir valgt, og forenkler tilbakemelding til de leverandørene som ikke vinner.

Forhandlinger er viktig for å sikre en god anskaffelse. De nye forskriftene for offentlig anskaffelser, som gjelder fra 2017, åpner nå i større grad for forhandlinger også i offentlig sektor. Vi kan tilby erfarne forhandlere med lang erfaring både fra kunde- og leverandørsiden.

Vi skreddersyr fremgangsmåten til hver enkelt anskaffelse for å ivareta kvaliteten og effektiviteten, og dermed sikre et godt resultat.

 

Vi kan ivareta følgende roller:

  • Kundens prosjektleder; ansvarlig for anskaffelsesprosjektets planer, oppfølging og rapportering, lede anskaffelsesteamet og ivareta kundens interesser i et tett samspill med kundens ledelse.
  • Forhandlingsledelse og merkantil bistand; vi har personer med lang erfaring med anskaffelsesprosess og kontrakter. Vi kan sikre at de riktige problemstillinger tas opp på rett måte i forhandlingene.
  • Prosjektstøtte og rådgivning til kundens prosjektleder; supplere prosjektleder med administrative prosesser samt støtte på utvalgte områder som spesialistkompetanse, metodikk, leverandøroppfølging og kontrakt.
  • Intern kvalitetssikrer; A-2 kan ved viktige milepæler gjennomgå anskaffelsen, kvalitet og fremdrift, estimater, gevinstplaner mm.

 

Våre medarbeidere

Vår anerkjennelse i markedet innen ledelse og gjennomføring av anskaffelser skyldes først og fremst våre erfarne medarbeidere og vår evne til å sette sammen team med riktige personer i definerte roller.

De mest erfarne konsulenter og rådgivere fra A-2 deltar ikke kun innledningsvis i anskaffelsen, men vil være tungt involvert gjennom hele anskaffelsesprosessen. Til de mest krevende oppgavene i større anskaffelser er det ofte nødvendig med 15-20 års erfaring for å dekke alle de sammensatte og omfattende arbeidsoppgavene.


Trenger du bistand eller har du spørsmål angående våre tjenester?


 

Facebooklinkedinmail